Saznajte više o najčešćim EDI transakcijama, što su i kako funkcioniraju. Saznajte zašto vam je potreban dobar EDI pristupnik (EDI Gateway) i kako obavlja svoj posao.
Elektronička razmjena podataka koristi se za prevođenje i prijenos poslovnih informacija između dviju strana elektroničkim putem, na primjer, kada kupac pošalje narudžbenicu prodavaču. Kako biste uspješno obavili ovu komunikaciju, postoje neki standardi i protokoli kojih se vi i vaš partner morate pridržavati. Standardi će se razlikovati ovisno o tome gdje se nalazite i u kojoj industriji poslujete. Srećom, ne morate znati puno o standardima i protokolima jer postoje posebni pružatelji usluga koji rade sav težak posao za vas. U ovom ćemo članku objasniti što su EDI. transakcije, što svi ti kodovi znače i zašto je važno koristiti EDI gateway (EDI pristupnik).
Da biste počeli koristiti ovu tehnologiju u svoju korist, nije potrebno posebno znanje. Sve što trebate učiniti je izvesti dokument u navedenom formatu i poslati dokumente na vaš EDI gateway (pristupnik), a zatim softver obavlja posao prevođenja toga u format koji je čitljiv ERP sustavu primatelja. Dakle, prvi korak, pogledajmo pobliže što je točno EDI gateway (pristupnik).
Što je EDI Gateway (pristupnik)?
EDI Gateway je u biti softver koji omogućuje uspješnu elektroničku komunikaciju – odnosno razmjenu dokumenata – između poslovnih partnera, koristeći odgovarajući EDI standard.
Da pojasnimo, to je međusobna veza između javnih ili privatnih mreža, koja omogućuje prijenos dokumenata u EDI formatu preko više mreža.
Vaš EDI pristupnik može prevesti formate dokumenata iz jednog ERP sustava u drugi, što znači da djeluje kao posrednik između dva sustava koji govore različitim jezicima – slično kao što ljudski prevoditelj omogućuje komunikaciju između ljudi koji govore različitim jezicima. Ovdje je također važno napomenuti da iako ponekad možete izravno komunicirati s drugim ERP sustavom, komunikacija putem EDI pristupnika je mnogo bolja opcija, budući da pristupnici pružaju više komunikacijskih kanala od pojedinačnih ERP sustava. Ovo je važno jer komunikacijske mogućnosti vašeg ERP-a mogu biti ograničene i ovisit će o vašoj državi ili industriji, dok EDI Gateway(EDI pristupnik) može premostiti te razlike i omogućiti jednostavnu komunikaciju između države i industrije.
Što su EDI transakcije?
EDI transakcije su standardizirani elektronički poslovni dokumenti koje vaš EDI gateway (EDI pristupnik) može koristiti. Najčešće vrste EDI transakcija – ili dokumenata – koje koriste sve industrije su narudžbenice (nabavni nalozi ,POs) i fakture. Svaki EDI transakcijski dokument mora sadržavati neke ključne podatke, u skladu s odgovarajućim EDI zahtjevima. Bez toga bi EDI dokument postao beskoristan. Jednostavnim riječima, da bi narudžbenica bila važeća (i korisna) EDI transakcija, mora sadržavati podatke kao što su vrste, količine i šifre naručenih stavki te jedinstvene identifikatore pošiljatelja i primatelja. I, naravno, svi ti podaci moraju biti postavljeni na pravo mjesto u dokumentu kako bi sustavi mogli pristupiti informacijama. Kako bi se proces još više olakšao i ubrzao, svakom dokumentu (transakciji) je dodijeljena određena šifra transakcije kako bi ga sustav koji ga prima mogao odmah prepoznati.
Što je EDI standard i njegova važnost?
Za učinkovito provođenje EDI transakcija korištenjem standardiziranog formata potreban je EDI standard. Kao što smo već spomenuli, EDI standardi obično se odnose na vašu lokaciju i industriju. Ali zapamtite - vaš EDI Gateway može lako prevoditi između različitih standarda i industrija, stoga ne brinite ako se vaši partneri nalaze diljem svijeta i koriste različite standarde. Važnost EDI standarda je u tome što definira pravila kako EDI dokumenti – EDI transakcije – trebaju biti oblikovani i interpretirani. Određuje točnu lokaciju i točan redoslijed jedinica podataka u bilo kojem EDI dokumentu. To je poput pravilnika za EDI transakcije. Ispunjavanje EDI standarda osigurava potpun i točan EDI prijenos. Ako ste ikada slali novac u inozemstvo, čak i kao privatna osoba, možda ste već upoznati s vrlo uobičajenim bankarskim standardom koji se zove SWIFT. Evo još nekih uobičajenih standarda.
ANSI X12
ANSI - Američki nacionalni institut za standarde. Putem svojih ovlaštenih odbora za standarde, održava standarde za sve primjene tehnologije i mehanike za industriju SAD-a.
X12 je kratica za American National Standards Institute i prvobitno je stvoren kao standard za korištenje sjevernoameričkih tvrtki u mnogim industrijama. Ovaj EDI jezik trenutno se koristi globalno, unatoč tome što je Sjeverna Amerika još uvijek njegova glavna regija upotrebe.
EDIFACT
EDIFACT- Elektronička razmjena podataka za administraciju, trgovinu i transport i međunarodni je standard za strukturiranje poruka elektroničke razmjene podataka. Omogućuje skup standardiziranih formata poruka koji olakšavaju razmjenu poslovnih dokumenata, kao što su narudžbenice, fakture i obavijesti o otpremi između različitih organizacija i računalnih sustava.
Ovaj višedržavni i multiindustrijski EDI jezik naširoko se koristi u Europi, posebice u maloprodajnom sektoru, koji ga je prvi počeo koristiti. S vremenom se njegova primjena proširila na industrije poput građevine, logistike i zdravstva.
Tradacoms
Tradacoms je EDI standard koji je bio preteča EDIFACT-a. Danas se ne koristi mnogo izvan britanskog maloprodajnog tržišta.
UBL
Univerzalni poslovni jezik (UBL) je globalni standard temeljen na XML-u koji se koristi za elektroničku razmjenu podataka. Iako je UBL prvenstveno dizajniran za EDI, može se koristiti i za druge poslovne aplikacije kao što su upravljanje dokumentima i tijek rada.
IDoc
Intermediate Document Standard prvo je razvilo tijelo Ujedinjenih naroda za standardizaciju 1980. IDocs se koriste za razmjenu različitih vrsta informacija, kao i za integraciju različitih softverskih aplikacija, kao što su ERP i CRM sustavi.
EANCOM
EANCOM je nastao kao podskup standarda EDIFACT. Izvorno je napravljen za industriju maloprodaje, ali se od tada proširio i danas se također koristi u zdravstvu, izdavaštvu, građevinarstvu i logistici.
RosettaNet
RosettaNet se uglavnom koristi između visokotehnoloških organizacija poput potrošačke elektronike i velikih proizvođača računala.
Top 7 EDI dokumenata za integraciju i automatizaciju (7 najčešćih EDI transakcija)
Kodovi EDI transakcija razlikuju se ovisno o industriji, a popis EDI transakcija je vrlo dugačak, sa stotinama različitih kodova. Postoji šifra za svaku vrstu dokumenta u svakoj industriji – međutim, ne morate znati niti koristiti sve te transakcije. Sve ovisi o vašim posebnim potrebama i potrebama vaših poslovnih partnera. Pogledajmo sada neke od najčešćih vrsta EDI transakcija, koje obično koriste mnoge različite tvrtke i industrije.
EDI 850: Narudžbenica (X12) / EDIFACT NARUDŽBE / UBL narudžbenice
Narudžbenica služi kao zahtjev za određenu robu ili usluge od dobavljača ili prodavatelja. Obično je to prvi korak u poslovnoj razmjeni i omogućuje partnerima sigurno dijeljenje osjetljivih podataka kao što su cijene, budući da su EDI transakcije šifrirane.
EDI 855: Potvrda narudžbenice (X12) / EDIFACT ORDRSP / UBL odgovor na narudžbu
Nakon narudžbenice slijedi potvrda narudžbenice, što je dokument koji potvrđuje da se narudžbenica može ispuniti i izvršiti.
EDI 856: Obavijest o otpremnici/Manifest (X12) / EDIFACT DESADV / UBL Otpremnica
Ova EDI transakcija također je poznata kao EDI Advance Shipping Notice ili EDI ASN, a koristi se za obavještavanje primatelja o pošiljci i opisivanje sadržaja pošiljke. Dokument se šalje prije nego što pošiljka stigne na odredište i obično ga koriste dobavljači, proizvođači, distributeri i trgovci na malo.
EDI 895 Isporuka/Povratak Potvrda ili prilagodba (X12) / EDIFACT RECADV / UBL Potvrda primitka
EDI 895 šalje kupac kako bi potvrdio ili izmijenio sadržaj narudžbe izravno u trgovinu i on u biti dovršava narudžbu. Poboljšava točnost podataka informacija koje se razmjenjuju između trgovinskih partnera
EDI 895 Isporuka/Povratak Potvrda ili prilagodba (X12) / EDIFACT RECADV / UBL Potvrda primitka
EDI 895 šalje kupac kako bi potvrdio ili izmijenio sadržaj narudžbe izravno u trgovinu i on u biti dovršava narudžbu. Poboljšava točnost podataka informacija koje se razmjenjuju između trgovinskih partnera
EDI 810: Faktura (X12) / EDIFACT INVOIC / UBL faktura
Prodavatelj šalje kupcu račun za plaćanje nakon primitka robe. Također potvrđuje iznos ili količinu primljene robe.
EDI 997: Funkcionalna potvrda (X12) / EDIFACT CONTRL / UBL odgovor aplikacije
Koristi se kao odgovor na EDI 810 – faktura – za obavještavanje prodavatelja ili dobavljača da je faktura uspješno primljena.
EDI 940: Nalog za otpremu skladišta
Dobavljač obično koristi EDI 940 za davanje uputa logističkoj tvrtki treće strane da pošalje pošiljku kupcu. Sadrži bitne podatke, kao što su što poslati, kada i u kojoj količini.
EDI transakcije u raznim industrijama
Svaka industrija ima svoj skup EDI transakcija i zato je pouzdan EDI gateway (EDI pristupnik) važan za osiguravanje glatke komunikacije i učinkovitog EDI prijenosa među poslovnim partnerima. Prije nego započnete komunikaciju s partnerom, potrebno je konfigurirati transformaciju dokumenta, što uključuje definiranje početnog formata. Srećom, to je lako učiniti uz REDOK– samo trebate slijediti upute koje smo pripremili za naše klijente.
Ovdje je pregled nekih od najčešćih načina na koje se EDI transakcije mogu koristiti u različitim industrijama.
Proizvodnja
Postoje određene industrije u kojima je elektronička razmjena podataka čvrsto etablirana, a proizvodnja je jedna od njih. To je zbog činjenice da je, povijesno gledano, većina proizvodnih tvrtki povremeno imala poteškoća u održavanju razine zaliha u svom opskrbnom lancu. Bez EDI rješenja, teško je održavati stabilno upravljanje opskrbnim lancem i, posljedično, učiniti vaše trgovinske partnere zadovoljnima. EDI vam također pomaže integrirati različite formate datoteka i inženjerske datoteke.
Maloprodaja
Jedna od prvih industrija koja je automatizirala narudžbe i fakture bila je maloprodaja. Nedavno su se trgovci na malo morali prilagoditi povećanim zahtjevima za dostavu i broju jedinica zaliha (SKU) koje pružaju dobavljači za izravnu dostavu u trgovini (DSD). Automatiziranje DSD procesa uz pomoć EDI-ja može smanjiti gužvu na stražnjim vratima prodavača i smanjiti vrijeme prijave. Ključni EDI dokument ovdje je ASN (Advance ship notice, odnosno Prethodna obavijest o otpremi). Zagušenje na stražnjim vratima prodavača može se smanjiti, a vrijeme prijave može se skratiti automatizacijom DSD procesa pomoću EDI-ja. Američki proizvođači prehrambenih proizvoda otkrili su da elektronički ASN-ovi mogu uštedjeti vrijeme prijema do 60%. Korporacija s 250 trgovina mogla bi uštedjeti 65 000 sati prijema godišnje ako samo 25% isporuka koristi automatizirane ASN-ove. ASN može osigurati da svaka karika u opskrbnom lancu bude obaviještena o trenutnom stanju artikala, a provjera robe na razini palete nije ništa teža od provjere na razini pojedinačnog slučaja.
Prijevoz i logistika
Organizacije uključene u globalni lanac nabave koriste EDI sustave od kasnih 1960-ih. Na primjer, najveći kamionski prijevoznici današnjice koriste EDI za pojednostavljenje prijenosa dokumenata i B2B komunikacije, što smanjuje troškove i kašnjenja, poboljšava točnost podataka i povećava zadovoljstvo kupaca. EDI u transportu i logistici pomaže osigurati točnu i pravovremenu isporuku svega, od narudžbenica do potvrda otpreme, integrirati sustave upravljanja skladištem, povećati troškovnu učinkovitost ponude za utovar i osigurati usklađenost ugovora. Sposobnost brzog skaliranja je imperativ u ovoj industriji. Modernizirani EDI sustavi daju organizacijama kontrolu koja im je potrebna za poslovanje s kupcima i trgovačkim partnerima. Ovi vitalni prijenosi podataka između poduzeća moraju biti standardizirani, automatizirani, prikladno integrirani i pojednostavljeni. Bez ove četiri bitne komponente, logističke tvrtke mogle bi imati problema.
Automobilska industrija
EDI se u automobilskoj industriji koristi više od četrdeset godina. Globalna priroda automobilske industrije znači da je ključno za proizvođače automobila da mogu brzo uključiti svoje dobavljače, gdje god se oni nalazili u svijetu. Današnje proizvodne linije automobila ovise o učinkovitoj razmjeni poslovnih dokumenata između proizvođača automobila i njihovog opskrbnog lanca. “Toyotin proizvodni sustav” poslužio je kao temelj za nekoliko najboljih praksi, uključujući Just-In-Time (JIT) i lean proizvodnju. Mnoge proizvodne linije diljem svijeta ovise o postupcima JIT i Lean Manufacturing kako bi radile glatko, a EDI nudi brzo i učinkovito rješenje za prijenos poslovnih dokumenata kao podršku tim proizvodnim operacijama. Da bi JIT i Lean proizvodni procesi bili uspješni, potrebno je omogućiti uvid u razine zaliha i upozorenja o tome kada se očekuje da pošiljke stignu na proizvodnu liniju.
Prerada hrane
EDI automatizira i standardizira dokumente kao što su narudžbenice (EDI 850) i fakture (EDI 810) između vas i vaših dobavljača, dajući vam mogućnost da uvijek znate gdje je vaš proizvod. Elektronička obrada vaših narudžbenica znači da će proizvod brže stići do potrošača, eliminirajući strah vašeg kupca od nedostatka ili prevelikih zaliha. Vrlo važna uloga EDI-ja u industriji hrane i pića je poboljšanje vidljivosti i sljedivosti. Incidenti izazvani hranom poput izbijanja E.coli i dalje su na naslovnicama. Uz očitu štetu ljudskom zdravlju, to šteti ugledu ugostiteljskih tvrtki, osobito ako se incident ne riješi brzo. Ako restoran ne može identificirati izvor zaražene hrane, izbijanje se još više pogoršava. ASN-ovi olakšavaju praćenje svega do izvora, što pomaže dobavljačima hrane da bolje izoliraju i kontroliraju epidemije i povlačenja proizvoda.
Vlada
Pojam “e-uprava” postao je sinonim za modernu i učinkovitu upravu. Nova tehnologija olakšava pristup tijelima javne vlasti, a korištenje javnih usluga učinkovitije. Trenutačno se to odnosi na proizvođače i dobavljače čiji će se računi uskoro prihvaćati samo u digitalnom obliku. Ovisno o državi, definirani su različiti pristupi i formati podataka. Uz EDI, arhiviranje podataka koje je propisano zakonom također se može izvršiti automatski. U državnom sektoru, EDI tehnologija se koristi za smanjenje ljudskih pogrešaka i troškova rada u cijelom lancu opskrbe koji između ostalih uključuje proizvođače, dobavljače, kupce, izvođače i prodavače. Mogućnost da vlade dostave carinsku dokumentaciju putem EDI-ja također je donijela pozitivne promjene za uvozno/izvozno poslovanje.