Vrijeme je ograničen resurs, ali odluka o njegovom korištenju nepovratno mijenja tijek poslovanja.
“Vrijeme” je jedna od najčešće korištenih riječi:
"Nemam vremena."
"Učinit ćemo to kad budemo imali vremena."
“Kako vrijeme leti.”
“Moramo bolje organizirati svoje vrijeme.”
I onaj koji svi dobro poznajemo:
“Vrijeme je novac.”
Vjerojatno zato što je tako dragocjen i nikad ga nema dovoljno. U utrci s vremenom, opća umreženost svijeta svakako je olakšala komunikaciju. Ako uzmemo u obzir koliko je jednostavno digitalno prenijeti informacije s jednog dijela svijeta na drugi te koliko je ta vrsta komunikacije brza i jeftina, malo je iznenađenje da mnoge tvrtke još uvijek međusobno razmjenjuju svoje dokumente u papirnatom obliku. Svako poduzeće želi ostati konkurentno na tržištu i imati dobre odnose s ljudima, organizacijama i institucijama čiji su interesi vezani uz poslovanje poduzeća. Za uspješnu suradnju potrebno je paziti na detalje i biti točan, no razmjena dokumenata u papirnatom obliku podložna je greškama i kašnjenjima.
Ali da ne gubimo vrijeme na riječi: ilustrirali smo konkretne brojke vremena potrebnog za obradu papirnatih i elektroničkih dokumenata.
Ilustracija pokazuje da obrada jednog računa u papirnatom obliku traje dvadeset i jednu minutu. Čini se malo za samo jednu fakturu, zar ne? Dakle, što je drugačije u elektroničkoj razmjeni podataka? Brojni procesi su automatizirani, a ostali su skraćeni. Za obradu elektroničkog računa potrebno je dvije i pol minute.
Sada ćemo objasniti uštede na određenom broju elektroničkih dokumenata. Pretpostavimo da je mjesečno potrebno obraditi 3300 dokumenata. Za obradu tog broja dokumenata u papirnatom obliku potrebno je 144 čovjek-dana (čovjeko-dani se sastoje od 8-satnih radnih dana). Elektronička obrada traje 2,5 minute po dokumentu, što iznosi 17 radnih dana. Da sažmemo, evo neke osnovne matematike: kada broj radnih dana potrebnih za obradu papirnatih dokumenata oduzmemo od broja radnih dana potrebnih za obradu elektroničkih dokumenata, dobivamo stvarnu uštedu od 127 radnih dana.
Čisto sumnjamo da postoji tvrtka koja nije razmišljala o smanjenju rasipanja resursa, ali dobar broj njih vjerojatno nije shvatio potencijal koji leži u elektroničkoj razmjeni podataka.
Čak i ako uzmemo u obzir samo ušteđeno vrijeme (o ostalim prednostima ćemo neki drugi put), to se vrijeme može produktivno iskoristiti. Ne morate izmisliti novi, neviđeni način poslovanja da biste bili uspješni; uložite svoje vrijeme u poboljšanje kvalitete istog, poboljšanje odnosa s kupcima i drugim relevantnim skupinama, a time ćete se istaknuti na tržištu.
Za slučaj da vas je sva ova priča o brojevima uspavala, rezimiramo. E-poslovanje je vaš učinkovit pomagač u borbi protiv neučinkovitog poslovanja. Prelaskom na elektroničko poslovanje prelazite na pametan način poslovanja – posao koji štedi vrijeme i novac. A ako imamo na umu da je vrijeme novac, razmislite samo o novcu koji ćete uštedjeti.
A tko to ne bi želio?
Nino Strajher, direktor