Možda već koristite EDI kao način da ubrzate svoju poslovnu komunikaciju i automatizirate svoje ključne procese, ali jeste li znali da integracijom vašeg EDI rješenja možete donijeti još više koristi svojoj tvrtki? Želite znati kako? Pročitajte dalje…
Doba dugotrajne papirologije i ručnog pretipkavanja informacija je davno prošlo. Digitalizacija je ovdje da nam pomogne ubrzati dostavu informacija, pojednostaviti poslovanje i smanjiti rizik od ljudske pogreške. Suvremena poduzeća danas komuniciraju izravno putem specijaliziranih sustava koji se nazivaju EDI
(Electronic Data Interchange) i velike tvrtke očekuju da se manje tvrtke prilagode i usvoje ga. Bilo da ste iskusan EDI korisnik ili nemate pojma što EDI zapravo znači, možete iskoristiti prednosti digitalizacije.
U ovom ćemo blogu objasniti kako EDI integracija funkcionira u praksi, na temelju vlastitog iskustva s tvrtkama iz različitih industrija. Također ćemo dati odgovore na neka od uobičajenih pitanja koja ljudi obično postavljaju kada je u pitanju EDI integracija, kao što su: Moram li pretvoriti sve svoje dokumente u isti format, nešto poput EDIFACT-a? Što ako moj partner koristi potpuno drugačiji sustav? Kako ću izvršiti prijelaz? Hoće li ovo koštati pravo bogatstvo?
Učinkovita digitalizacija može vam pomoći da postanete idealan poslovni partner, pa prvo, da vidimo što EDI znači i kako se razlikuje od EDI integracije.
Što je EDI (Electronic Data Interchange)?
Elektronička razmjena podataka je način razmjene poslovnih dokumenata – kao što su narudžbenice, pošiljke i fakture – kao elektronički ili digitalni dokumenti umjesto fizičkih, papirnatih dokumenata između dva poslovna partnera. Ti partneri mogu biti vaši dobavljači, kupci, vlada ili financijske institucije – zapravo bilo tko s kim se povežete. To je u biti način automatizacije ključnih poslovnih procesa tako da više ne morate ručno unositi podatke, a zatim možete iskoristiti to dodatno vrijeme da se usredotočite na druge, važnije stvari.
Sama tehnologija nije nova u konceptu, jer postoji već više od 50 godina. Međutim, način na koji se ova tehnologija danas primjenjuje značajno je evoluirao. U prošlosti su svi EDI sustavi bili interni, lokalni, što je značilo da su bili prilično skupi i da ste trebali imati specijalizirani IT odjel za održavanje i pokretanje sustava. To ćemo detaljnije objasniti u nastavku u odjeljku Vrste EDI integracije.
Srećom, moderna tehnologija nam je od tada omogućila premještanje cijelog procesa u oblak, što znači da vaše EDI rješenje može biti nevjerojatno fleksibilno, prilagodljivo vašim promjenjivim poslovnim potrebama te mnogo lakše i isplativije za korištenje nego u prošlosti.
EDI više nije samo za velike tvrtke koje dnevno prenose velike količine podataka – mala i srednja poduzeća (SMB) mogu iskusiti ogromne prednosti pametne integracije EDI-ja, a uz svo vrijeme i novac koje će vaša tvrtka uštedjeti nakon implementacije EDI-ja.
Što je EDI integracija?
Dakle, što se događa kada integrirate svoj EDI, za razliku od toga da ostanete s neintegriranim EDI sustavom?
Tradicionalni pristup EDI-ju bio bi imati odvojene veze od točke do točke s različitim partnerima i za različite potrebe. Morali biste imati odvojene aplikacije, a to bi, kako se moglo predvidjeti, rezultiralo velikom složenošću tijekom vremena kako bi broj veza postajao sve veći. Svima bi njima morao upravljati vaš IT tim (koji bi umjesto toga mogao trošiti svoje vrijeme radeći druge korisne stvari.)
S druge strane, integracija EDI-ja mnogo je bolje rješenje od samostalnog EDI-ja, jer objedinjuje sve ove pojedinačne procese na jednom mjestu. Uz integrirani EDI, možete doista pojednostaviti svoje poslovne operacije, brzo i jednostavno razmjenjujući sve svoje važne dokumente s raznim partnerima. A najbolji dio je - vi i vaši partneri ne morate koristiti iste sustave i formate dokumenata. Možete nastaviti koristiti one koje imate ili preferirate, a vaš EDI integracijski softver će ih pretvoriti i prevesti tako da ih obje strane mogu lako koristiti. EDI integracija je prikladna za mnoge različite industrije, kao što su proizvodnja, veleprodaja i distribucija, hrana i piće, transport i logistika, da spomenemo samo neke.
Vrste EDI integracije
Ovdje ćemo identificirati tri vrste EDI integracije kako biste znali koju odabrati kada odlučite implementirati EDI u svoje poslovanje.
Izravna integracija tradicionalnog EDI-ja
Izravna integracija je veza od točke do točke koju smo već spomenuli. To je interno, lokalno rješenje koje povezuje vaš ERP (Enterprise Resource Planning) softver i vaši poslovni partneri koristeći određeni protokol.
To je naslijeđe velikih korporacija s tisućama transakcija dnevno i s dovoljno resursa da pokriju troškove održavanja sustava.
Neizravna EDI integracija
Neizravna integracija EDI-ja odnosi se na metodu povezivanja i razmjene dokumenata elektroničke razmjene podataka (EDI) između trgovinskih partnera preko posrednika treće strane ili pružatelja usluga. Umjesto uspostavljanja izravne veze između sustava dva trgovačka partnera, posrednik djeluje kao prevoditelj ili pomagač, prima i obrađuje EDI dokumente u ime trgovačkih partnera i stavlja ih na raspolaganje odgovarajućim partnerima u ispravnom formatu.
Neizravna EDI integracija je najprikladnija za mala i srednja poduzeća koja traže jednostavnost i rješenja bez problema.
Hibridna EDI integracija
Kao što naziv kaže, riječ je o vrsti integracije koja kombinira izravnu i neizravnu integraciju. Možete zadržati neke od svojih izravnih veza s određenim klijentima – na primjer, ako već imate izravnu EDI vezu s velikim klijentom i uspostavili ste standardizirani protokol koji ne želite mijenjati – i premjestiti svu drugu komunikaciju na neizravno rješenje koje je fleksibilnije.
Ovo je najprikladnije za tvrtke koje žele zadržati neke procese pod vlastitom izravnom kontrolom, ali također znači da trebate uložiti više vremena i novca u svoje EDI rješenje
Prednosti EDI integracije
Ako ste tvrtka koja razmjenjuje dokumente s poslovnim partnerima, možete imati koristi od EDI integracije. Svaka tvrtka može uživati u univerzalnim prednostima EDI integracije, kao što su:
- smanjena potreba za ručnim unosom podataka
- mala mogućnost pogreške (nema slučajno dodanih nula ili propuštenih datuma)
- uvid u poslovne procese u stvarnom vremenu
- poboljšana suradnja s partnerima
- dugoročne uštede vremena i novca
- poboljšana poslovna učinkovitost.
Pogledajmo sada neke specifične prednosti za naše klijente koji koriste Omnizon usluge, ovisno o veličini njihove tvrtke i stupnju digitalizacije s njihovim partnerima.
Korisnici ERP-a u odnosu na korisnike koji nisu ERP
Mnoge tvrtke koriste sustav planiranja resursa poduzeća (ERP) za slanje dokumenata poput narudžbenica, faktura i potvrda otpreme svojim partnerima. Integrirano EDI rješenje učinit će vaš ERP sustav još učinkovitijim, pružiti dodatne pogodnosti, a dobra vijest je da nije potrebna izravna prilagodba vašeg postojećeg ERP sustava. Ne morate ništa mijenjati u svom sustavu jer se naše rješenje prilagođava vama.
Mi nudimo Enterprise EDI kao temelj, ali povrh toga možemo osigurati pristup intuitivnom Web EDI portalu dobavljača
To znači da čak i ako vaši partneri nemaju ERP sustav ili ga nije moguće prilagoditi, još uvijek vam mogu poslati dokumente i uključiti vašu EDI integraciju. Oni samo trebaju otići na web EDI portal dobavljača, otvoriti dokument u bilo kojem pregledniku i izraditi sve potrebne dokumente koje će vam poslati natrag.
Neki partneri mogu izraziti početnu zabrinutost pri prelasku na novi način poslovanja, ali u praksi smo svjedoci da brzo shvate koliko je bolje i jednostavnije raditi s pouzdanim EDI integracijskim sustavom.
Enterprise vs SMB
Kao što smo već spomenuli, velike i male tvrtke mogu imati koristi od EDI integracije. U slučaju velikih tvrtki EDI integracija omogućuje mnogo jednostavniju komunikaciju s manje izravnih veza, organiziranu i centraliziranu lokaciju za bolju preglednost poslovnih procesa, lakšu prilagodbu i veću fleksibilnost te manje održavanja postojećih EDI sustava.
Mala i srednja poduzeća bez prethodnog EDI rješenja mogu značajno ubrzati sve, od pronalaska najboljeg i najpovoljnijeg dobavljača do bržeg primanja plaćanja zahvaljujući bržoj obradi računa, što je samo po sebi neposredna korist. Manje izgubljenog vremena = više zarađenog novca. Također, vrlo je jednostavno uključiti svoje partnere u ovaj proces jer je potpuno besplatno za njih da to učine koristeći naš portal za dobavljače. I nije potrebno nikakvo predznanje – sve je potpuno intuitivno i uvijek nam se možete obratiti za pomoć i vodstvo.
Kako funkcionira EDI integracija?
Za uspješnu integraciju prvi korak je organizacija poslovnih procesa, jer ne možete automatizirati nešto bez detaljnog definiranja tih procesa. Zatim biste trebali komunicirati sa svojim partnerima i objasniti prednosti za obje strane. Sa svojim partnerima definirate protokol i format dokumenta za uvoz i izvoz, a platforma vrši potrebne prilagodbe.
Slučaj upotrebe EDI integracije – jednostavno uključivanje partnera
Pogledajmo primjer klijenta koji je već koristio EDI, ali je imao poteškoća s uključivanjem novih partnera.
Ovaj klijent koristio je naslijeđeni EDI sustav koji je održavao i projektirao profesionalni IT tim. To je značilo da kad god se požele povezati s novim partnerom, trebaju imati IT stručnjaka koji će kreirati i dodati novu vezu od točke do točke u njihov postojeći lokalni EDI sustav. Bio je to kompliciran proces koji je koštao novaca, zahtijevao je vrijeme da se implementira i nije bio posebno jednostavan za korištenje.
Klijent je odlučio migrirati svoj EDI u oblak kako bi dobio veću skalabilnost i smanjio ulaganja u IT infrastrukturu. Nakon integracije EDI-ja, sada mogu dodati nove partnere bez ikakvih troškova, u usporedbi s prethodnim scenarijem koji je zahtijevao ulaganje svaki put. Osim toga, tvrtke vole surađivati s tvrtkama koje nude jednostavna rješenja, pa je EDI integracija i ovog klijenta učinila konkurentnijim i atraktivnijim.
Moderna EDI integracija je dizajnirana da se razvija s vama i prilagođava vašim potrebama. Poduzima se imajući na umu budući razvoj i neće prestati pružati podršku kada sustav zastari ili postane neispravan, kao što je slučaj sa sve većim brojem dobavljača naslijeđenih sustava. Uz EDI integraciju, spremni ste za budućnost i možete biti pouzdan partner koji je potreban vašim partnerima.
Pomozite nam da vam pomognemo da razvijete svoje poslovanje i pozicionirate se na čelo paketa. Ovdje smo da odgovorimo na sva vaša pitanja i nedoumice, da vas podržimo u vašem prijelazu i da vam pomognemo da izvučete najviše iz svoje EDI integracije.